種子樣品是對種子研究的重要基礎物質，其具有代表性，有效性和完整性，這些也正是影響檢驗結果的重要條件。因此，必須對種子樣品工作中樣品的接收、發放、流轉、保存、處置以及種子樣品的識別等各個環節加以重視，并實施有效的質量控制。種子標準樣品庫管理軟件在種子樣品庫中的應用是十分有效的，也是現代種子庫的重要設備。
　　
　　首先對種子樣品進行驗收，檢查種子樣品包裝、封緘是否完整，重量是否符合GB/T3543.2-1995種子檢驗規程中規定的不同檢測項目的送驗樣品的最低重量。并確定其檢驗性質，如委托檢驗標注“C”，加注年代及樣品編號。在種子樣品袋上貼上標識卡，內容包括編號、名稱、入庫日期及檢驗狀態，便于識別和保存。種子樣品應按檢驗類別、不同作物種類存放，以便于查找。樣品庫應保證安全、無腐蝕、無蟲蛀、清潔干燥和低溫（最高溫度不超過15～18℃），要求樣品室內開門和窗降到最少數目，而且須罩有紗網，防止昆蟲進入。設專人管理，定期監測樣品庫內的溫度和相對濕度狀態，做好記錄，發現異常及時解決，盡可能減少種子樣品質量劣變，保持原始的發芽率，免除昆蟲對種子樣品的危害。
　　
　　種子標準樣品庫管理軟件的應用，當送驗樣品送達檢驗機構時，樣品管理人員應認真檢查樣品的狀態，同時記錄作物種類、品種名稱、樣品重量，送樣時間等信息。接收委托檢驗樣品時，要求委托方填寫委托單，除記錄作物種類、品種名稱、檢驗項目外，還應記錄樣品重量、送樣日期，取報告日期等信息，并要求委托方送樣人簽字。種子樣品的檢驗任務由業務室下達，檢驗員持檢驗任務通知單領取檢驗樣品，并在樣品發放單上簽字。檢驗結束退樣時，由樣品管理員統一稱重、登記入庫。樣品的保存時間根據不同檢驗項目而不同。一般而言，樣品保存時間至少應持續到受檢單位對檢驗結果的異議期以后。品種純度檢驗的樣品至少應保存該作物的下一個播種季節。保存期滿后的樣品，經過檢驗機構負責人批準后由樣品管理員填寫種子樣品銷毀處理表，內容包括銷毀處理作物種類、名稱、原因、數量、時間及批準人、參加銷毀人等信息。

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